Gerenciando seus riscos através do FMEA
(Failure Mode and Effect Analysis ou
Modo de Falha e Análise de Efeito)

Atualmente quando falamos de Gerenciamento de Risco vem em nossas mentes diversos modelos e ferramentas para conseguir de certa forma controlar nossos riscos e podemos citar algumas de vários níveis de maturidade: COSO; SOX; What-if; Matriz de Risco; HAZOP e Árvore de falhas.

Bom, citei apenas algumas ferramentas e isso já deve ter causado dois questionamentos em você. Primeiro se conhecia a ferramenta? E segundo se é possível implantar na sua organização? Diretamente posso lhe afirmar que sim, provavelmente você conhece a ferramenta e sim é possível implantar a fermenta na sua organização. Os modelos de gerenciamento de riscos têm como característica principal de serem maleáveis e possivelmente implantados em qualquer tipo de negócio, seja ele Serviços ou Produtos.

Mas o nosso foco será explanar de forma sintética a utilização do FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), o grande diferencial e ponto positivo dessa ferramenta é a simplicidade que ela possui, qualquer um pode se aventurar e implantar um gerenciamento de risco com o FMEA que, com certeza, não irá se esbarrar em grandes problemas com a metodologia e muito menos parar a implantação da ferramenta por dificuldade de entendimento.

E como implantar o FMEA?

Primeiramente é necessário fazer o levantamento das atividades que possuem riscos no processo, ela pode ser levantada através do mapeamento de processo e posteriormente listadas no formulário do FMEA identificando: o processo; subprocesso e Entrega – Objeto (Atividade).

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Figura 1-Lista de Atividades

Nesta tabela acima, é interessante listar praticamente todas as atividades e posteriormente em reunião discutir uma a uma. É muito importante manter a maioria das atividades antes da reunião, pois com a equipe completa aumenta a riqueza e a visão dos riscos.

Então como funcionará a dinâmica nesse primeiro momento, na reunião terá uma lista das atividades realizadas dentro do processo e em consenso analisar se a atividade representa algum risco, independentemente da probabilidade e impacto do risco. Após essa primeira análise, na verdade o primeiro filtro, vamos para a segunda parte da metodologia FMEA, o Risco.

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Figura 2- Risco

Para cada atividade que se possui risco deverá preencher:

Evento: O que acontece de imediato no processo caso aquele risco se torne um fato.
Efeito: O que o evento pode resultar.
Causas: É a causa do problema, onde devemos atacar para tratar o risco.

Após o preenchimento dessas informações teremos um risco definido e isso ajudará ao dono do processo a pensar nos riscos e a forma de gerencia-los. Porém na próxima etapa é o momento de classificar o risco.

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Figura 3- Classificação do Risco

Esse é o momento do julgamento, talvez o ponto crucial que envolva um maior entendimento de gerenciamento de riscos e da atividade que está sendo discutida. Nessa etapa será classificado:

O: Ocorrência
G: Gravidade

Que resultada no
RI: Risco (Grau do risco T: Tolerável; M: Moderado e NT: Não Tolerável)

Para diminuir a subjetividade da elaboração da classificação do risco é de extrema importância utilizar uma matriz que irá reduzir o achismo e parametrizar o grupo para que cheguem mais próximo da realidade.

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Figura 4-Matriz de classificação de risco

Na Matriz de classificação de risco é possível notar que temos 4 graus de Gravidade (Desprezível, Marginal, Crítica e Catastrófica) e em 6 dimensões (Segurança Pessoal, Patrimônio, Meio Ambiente, Qualidade, Financeiro e Imagem), logo, com base nessa matriz é necessário para aquelas atividades que foram alinhadas em consenso que se existe um risco apontar a Gravidade caso ela ocorra. Após isso é necessário categorizar o nível de Ocorrência que está dividido em 5 (Extremamente Remota, Remota, Pouco Provável, Provável, Frequente). Com isso teremos a classificação do Risco (T, M e NT). Para os riscos que foram classificados como Moderados e Não toleráveis irá preencher no campo “resposta” da figura acima como “Sim” continuar preenchendo a planilha e para os riscos que foram classificados como Toleráveis fica apenas o monitoramento, e se necessário, atualizar a classificação dele.

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Figura 5-Tratamento do Risco

Para os riscos que foram classificados como Moderados e Não toleráveis irá preencher no campo “resposta” da figura acima como “Sim” e continuar preenchendo a planilha, e para os riscos que foram classificados como Toleráveis irá preencher no campo “resposta” da figura acima como “Não” e apenas realizar o monitoramento, e se necessário, atualizar a classificação dele. Caso o risco mude de Gravidade ou Ocorrência.

Agora com os riscos Moderados e Não Toleráveis será necessário criar um plano de ação que será descrito na coluna “Tratamento”, o plano de ação tem que ser levado em total consideração o ataque ao risco, de forma que altere o atual cenário da Gravidade e Ocorrência. Após isso, fazer novamente a classificação de Ocorrência e Gravidade do Risco caso aquele plano de ação seja implantado.

Para os riscos que se mantiverem na mesma classificação o Plano de ação deve ser revisto e para os riscos que sofreram alguma diminuição na escala, implantar o plano de ação. Caso ele seja estratégico e a empresa tenha se proposto a eliminar tal risco.

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Figura 6-Responsáveis pelo monitoramento

Após todo o tratamento do risco é importante dar responsáveis para o monitoramento do risco, assim como está na figura acima.

No campo Monitoramento escrever a periodicidade que esse risco será revisto. No campo responsável é superinteressante colocar o nome de um responsável que não seja o dono do processo e sim um executante da atividade, com isso terá mais experiência para criticar e identificar mudanças no grau do risco.

Aqui explanei um pouco de como implementar uma ferramenta simples de Gerenciamento de Risco na sua Organização, claro que para tal atividade é importante maiores conhecimentos de riscos e discussões em altos níveis para saber quais planos de ação serão ou não implementados. De fato, o que mais importa mesmo é o primeiro passo para o gerenciamento de risco, se irá utilizar um sistema ou uma planilha é menos relevante neste momento. Claro, que conforme o amadurecimento e aporte financeiro para a realização dessa pratica é recomendado o uso de um sistema e pessoas altamente capacitadas para implantarem o Gerenciamento de risco.

Como no decorrer do artigo acabei fragmentando o FMEA para ajudar na explicação e entendimento de todos, estarei disponibilizando a planilha completa no seguinte link: Baixe aqui.

Autor: Diego Baldissarelli – Consultor