Quando falamos de melhoria de processos organizacionais com base no BPM, há duas maneiras de se fazer: através da Análise de Processos ou através da Transformação de Processos. Vamos iniciar conceituando as duas abordagens:

A Análise de Processos envolve a compreensão de processos de negócio em seu estado atual (AS-IS), incluindo a sua capacidade para atender as metas pretendidas. É realizada por meio de várias técnicas, como modelagem, entrevistas e simulações.

A Transformação de Processos tem por objetivo encontrar a melhor maneira de o processo realizar seu trabalho. Pode significar um novo equipamento de produção, novas aplicações, nova infraestrutura de tecnologia da informação. É, por natureza, difícil de implementar e requer um certo cuidado em se investigar o que é viável para o processo. Engloba várias abordagens de melhoria como redesenho, reengenharia e mudança de paradigma.

Agora fica a dúvida: Qual das duas opções é melhor? Qual das duas opções devo optar na minha organização? A resposta certa é depende. A análise de processos pode ser realizada em resposta a desvios em desempenho de processos ou acionada por eventos externos ou temporais (análise programada):

  • Estratégia organizacional (novos planos e metas)
  • Problemas de desempenho
  • Novas Tecnologias
  • Fusão / Aquisição / Cisão
  • Mudanças em Regulamentações

Já a transformação radical poderá ser a melhor alternativa dependendo do tempo em que o processo atual está em vigor, de sua capacidade em fornecer resultados de forma consistente e de alta qualidade, em executar de maneira rápida e a custos razoáveis, de sua capacidade de produção, de sua competitividade e da própria estratégia de longo prazo da organização.

Se formos equiparar de forma gráfica a análise e a transformação de processos, podemos ver a diferença drástica de uma melhoria continua (análise) para uma mudança de paradigma (transformação). Deixando claro que não queremos desmerecer a melhoria continua, afinal de contas, ela é necessária. Mas o processo passa por um ciclo de vida aonde, de tempos em tempos, é necessária uma mudança de paradigma para atender às necessidades e exigências do mercado.

melhoria continhua necessaria

Figura 1 – Melhoria contínua necessária, mas não suficiente

Caso você opte pela transformação de processos, é importante saber que o tema Gerenciamento de Mudança deve ser considerado em sua totalidade, afinal, é a chave para o sucesso da transformação, incluindo os aspectos psicológicos e fatores-chave de sucesso desse gerenciamento. Trata-se de uma grande mudança, e exige um planejamento para isto.